Sustav upravljanja obuhvaća: Planiranje Organiziranje Upravljanje kadrovima Vođenje Kontroliranje Pri tome je menadžment proces oblikovanja, usmjeravanja i usklađivanja svih čimbenika proizvodnog ili uslužnog procesa u kojem  pojedinci, radeći zajedno u organizaciji, efikasno ostvaruju odabrane ciljeve u izvršavanju funkcija sustava upravljanja.

Krajnji cilj je:
- Kvalitetniji proizvod
- Povećana produktivnost
- Smanjenje troškova
- Povoljniji položaj na tržištu
- Veći profit
- Smanjeni rizici

Sve navedeno je cilj postići uz:
- Zadovoljne kupce
- Zadovoljne radnike
- Zadovoljne partnere
Zadovoljne vlasnike
- Zadovoljnu društvenu zajednicu.

Faze organiziranja su:

Birokratska organizacija ima nedefiniranu strategiju, naglašenu hijerarhiju i koncentrirane ovlasti, linearni fokus te je nehumana. To je zastarjela organizacija koja pripada prošlosti.

Kompleksna organizacija ima kvantitativno izraženu strategiju, kompleksne strukture, različite fokuse i ograničena ovlaštenja radne snage.

Adaptivna – demokratska organizacija je organizacija nove generacije, vizionarska, ima jednostavnu strukturu ( ustroj ), izražena je strategija ljudskih resursa, integrirani sustavi, radna snaga ima kompetencije i ovlaštenja. To je moderna organizacija koja je u praksi dokazala bolje rezultate nego zastarjele organizacije.

Ključne funkcije su:
Osigurati provedbu zadanih ciljeva i pri tom zadovoljiti interese svih partnera. Partneri unutar organizacije su vlasnici, menadžment i zaposlenici, a izvan organizacije klijenti i institucije koje predstavljaju interes šire društvene zajednice.

Osigurati funkcioniranje grupe kao jedinstvene cjeline – cjelina nije zbroj dijelova nego sinergija integracije koja daje veći učinak nego što je zbroj dijelova.

Optimalno uskladiti individualne i kolektivne potrebe.

Potrebe su vrlo raznolike: dobit ulaganja, radna mjesta, plaće, napredovanje u poslu, zaštita okoliša, porezi i doprinosi. Svaka organizacija je specifična i posjeduje jedinstvenu prepoznatljivu kulturu koju čini ukupnost odnosa među zaposlenicima i odnos organizacije prema vanjskim partnerima.

Da bi se postigla uravnotežena organizacija potrebno je poznavati potrebe organizacije kao cjeline, potrebe internih korisnika ( kao grupa i pojedinaca ). Također treba izgraditi jedinstvenu i prepoznatljivu korporacijsku kulturu i poznavati područje upravljanja konfliktima. Naizgled su potrebe oprečne, konfliktne i suprotne, no prava uloga organizacije je u uravnoteženom ustrojavanju i kreiranju slobode.

Organizacijski ustroj je okvir unutar kojeg grupa ljudi djeluje kao mreža međusobnih odnosa.Uravnotežena organizacija omogućuje pojedincima da izgrade smisao svog rada kroz doprinos ciljevima poduzeća.

- Prilagodljivost - sposobnost prihvaćanja promjene; sposobnost usklađivanja perspektiva, pristupa i ponašanja, preusmjeravanje prema novim konceptima i paradigmama.
- Uvažavanje – sposobnost prihvaćanja, djelovanja, ostvarivanja i snalaženja s ambivalentnim, nestrukturiranim i neprovjerenim parametrima u uvjetima brzih promjena -  na uspješan način.
- Uslužnost – sudjelovanje u širokom spektru odnosa unutar svake timske skupine i između skupina u procesu odlučivanja.
- Postignuće – kontinuirano ostvarivanje visoke učinkovitosti na osobnoj, grupnoj i organizacijskoj razini.
- Pristupnost – osigurati pristup izvorima informacija potrebnih za ostvarenje zadanih ciljeva na osobnoj, grupnoj ili organizacijskoj razini.
- Dostupnost – osigurati dostupnost, podršku i razmjenu informacija i resursa.

Poduzeće koje je organizirano na ovakav moderan način najbolje osigurava da budu u najvećoj mogućoj mjeri zadovoljeni interesi svih sudionika, odnosno partnera, pri čemu prihvaćanje kompromisa igra odlučujuću ulogu.

Upravljanje ljudskim potencijalima ( kadrovima ) je proces razvoja odnosa i koordinacije aktivnosti zaposlenika sa svrhom postizanja poslovnih ciljeva. Zaposlenici su kapital, odnosno vrijednost organizacije i zato trebaju biti pribavljeni i korišteni na efikasan način.U malom poduzeću kadrovima upravlja vlasnik, u srednjem specijalist za područje kadrova, a u velikom tim stručnjaka i menadžeri svih razina zajedno.

Analiza strategije i politike poduzeća, određuje se broj i profil kadrova potrebnih za ostvarenje neke strategije i politike, pribavljanje i odabir, uvođenje kadrova u posao, motivacija zaposlenika i ocjenjivanje njihovog zadovoljstva, stalno obrazovanje i stjecanje novih znanja, vrednovanje zaposlenika, delegiranje odgovornost i dijela donošenja odluka, kontrolna funkcija i izvješćivanje.

Analiza radnih mjesta temeljna je podloga za obavljanje svih zadaća i funkcija menadžmenta u poslovnom sustavu. Provodi se radi:
- projektiranja organizacijskog ustroja, izbora sredstava za rad,
- utvrđivanja zahtjeva radnog mjesta određivanja složenosti i
- procjene vrijednosti poslova vođenja učinkovite politike ljudskih potencijala.

Analiza posla je postupak detaljnog proučavanja sadržaja rada, sredstava za rad i povezanosti s drugim poslovima u poslovnom sustavu. Dio ove analize su i informacije o načinu obavljanja radnih zadaća te potrebnim kompetencijama, iskustvu i drugim svojstvima osobe koja ga najbolje može obavljati.

Analiza i procjena posla obično se ostvaruju u tri faze:
1. Popis i opis radnog mjesta
2. Analiza i rangiranje radnog mjesta
3. Procjena posla.

Opis poslova (zadataka) rezultira iz analize posla, te je temeljni dokument suvremenog poslovanja. U opisu posla vide se zahtjevi posla, profil osobe koja ga ima odraditi, sredstva i prostor za rad, te odgovarajući radni uvjeti bez kojih je nemoguće obaviti bilo koji posao i radni zadatak. Radno mjesto je prostorno ograničeni dio organizacije na kojem se nalaze potrebna sredstva za proizvodnju i gdje jedan ili više djelatnika izvršavaju  pojedinačne zadaće. Radno mjesto čine: čovjek, sredstva za rad, prostor za rad i odgovarajući radni uvjeti.

Opis radnog mjesta ili posla sadrži: podatke koji se odnose na djelokrug rada i stvara se očekujući normalne učinke s opremom, uređajem, alatima, tehnološkim procesom i drugim značajkama odnosnih radnih mjesta ili posla.

Opis radnog mjesta sadrži: odgovornosti, ovlaštenja, potrebna sredstva i potrebna znanja i vještine za to radno mjesto.

Planiranje ljudskih potencijala sastavni je dio poslovnoga planiranja. To je: proces kojim se osigurava da su potrebe za ljudskim resursima identificirane, te da su sačinjeni planovi kako bi se te potrebe zadovoljile, proces kojim tvrtka osigurava kadrovsku strukturu koja učinkovito i uspješno obavlja poslove i zadatke koji će joj pomoći da postigne i uskladi ukupne poslovne i osobne ciljeve.

Današnje društvo postaje sve više društvo znanja i zbog toga ljudski resursi postaju kritični. Na tržištu radne snage se nudi mnogo kadrova, ali malo specijaliziranih i obrazovanih za zahtjevnija radna mjesta. Rastu troškovi rada radi ostvarivanja poslovne izvrsnosti. Tehnološke promjene zahtijevaju obrazovanu radnu snagu. Demografske promjene imaju sve veći utjecaj ( npr. proširenje EZ mijenja tržište radne snage i povećava konkurenciju ).

- Uspostaviti vezu između strategije, planova poslovanja i ljudskih potencijala.
- Povezati potrebe za ljudskim potencijalima s ukupnim poslovnim aktivnostima i ciljevima organizacije.
- Utvrditi dugoročne potrebe za ljudskim potencijalima u globalu i po poslovnim funkcijama u organizaciji.
- Osigurati optimalni povrat ulaganja u ljudske potencijale.

Dobar plan ljudskih potencijala obično sadrži slijedeća područja:
- Plan potrebnih zaposlenika Plan izvora kadrova
- Plan obrazovnih potreba
- Plan razvoja ljudskih potencijala
- Plan priliva i odliva
- Plan zapošljavanja prema izvorima
- Plan uvjeta rada i zaštite na radu
- Plan kadrovskih potreba Planiranje troškova kadrova.

- Broj zaposlenih:  po sektorima, službama, odjelima, profitnim centrima.
- Struktura zaposlenih: po zvanju, zanimanju, poslovima i zadacima, godinama rada, starosti, radnom stažu.
- Kadrovske promjene: fluktuacija, invalidnost, povrede na radu, uzroci, izostanci, bolovanja.
- Efekti zaposlenosti:  plaće, naknade i ostala primanja, zaštita na radu, produktivnost, korištenje kapaciteta iskorištenje radnog vremena, trajanje i vrsta radnog  vremena - skraćeno, sezonsko, klizno.
- Obrazovanje kadrova: po vrstama obrazovanja.
- Izvori kadrova: mogući izvori su: agencije za zapošljavanje, oglasi, škole i druge obrazovne ustanove, preporuke zaposlenika, unutarnja potraga, iznajmljivanje i sl.

Najčešće korištene metode i tehnike su slijedeće:
- Testovi
- Intervju
- Nekonvencionalne i alternativne metode
- Grafologija
- Probni rok.

Samo motiviran zaposlenik postiže visoku kvalitetu rada i produktivnost.
Na motivaciju posebno utječu: individualne karakteristike, karakteristike posla i karakteristike poduzeća.
Individualne karakteristike čine: osobne potrebe, pojedinačni stavovi, osobni interesi, poslovna očekivanja.
Karakteristike posla su: složenost zadataka, važnost zadataka, samostalnost u poslu.
Karakteristike poduzeća su: struktura procesa rada, poslovna etika i kultura, stil upravljanja i tržišni položaj.

Uloga motivacijskog sustava je:
- privući i zadržati najkvalitetnije kadrove
- osigurati ostvarivanja planiranih ciljeva
- izgraditi participativne odnose unutar i van organizacije
- postići poslovnu izvrsnost- postići zadovoljstva svih zainteresiranih strana.

Brojna istraživanja diljem svijeta su pokazala da su zaposlenicima najvažniji motivi visina plaće i humani odnos rukovodilaca prema zaposlenicima koji znači pohvale za dobro obavljen posao, povjerenje te poticanje osjećaja kod zaposlenika da su važni i vrijedni poduzeću. Nakon toga slijede motivi po važnosti:
- mogućnost napredovanja,
- međuljudski odnosi, stalnost i sigurnost posla,
- uvjeti rada,
- zanimljivost posla,
- obrazovanje uz rad.

Vrednovanje znači otkrivanje profesionalnih sposobnosti radnika. To je identifikacija i mjerenje rada, te upravljanje postignućima radnika u organizaciji. Univerzalni stereotip sposobnosti čine: inteligencija, jak karakter, prodorna inicijativa, fleksibilnost, kombiniranje potencijala, marljivost, vizionalnost, sposobnost evaluacije kulturnih ponašanja, stabilnost i sigurnost osobe koju se ocjenjuje.

- Stručno podupiranje odluka za promociju radnika, uz upozorenje na loše pojave
- Ukazivanje na probleme u organizaciji posla, te na potrebu premještanja radnika ili otkaza
- Uspostava sustava razvoja karijere s utvrđivanjem potencijala (radnih, obrazovnih, kreativnih) svakog radnika
- Inoviranje znanja zaposlenih, a posebice menadžera
- Njegovanje u radnika traženih osobina pri prijemu na posao, a koje zahtijeva daljnji razvitak organizacije.

U praksi većina uspješnih poduzeća primjenjuje ove kriterije procjene uspješnosti radnika:
- stručno znanje – poznavanje posla,
- vještina pismenog i usmenog izražavanja,
- sposobnosti uočavanja i rješenja problema,
- kreativnost i inovativnost, samostalnost i odgovornost u radu,
- spretnost pregovaranja, kvaliteta i planiranje rada, spremnost na promjene,
- timski rad i rad s novim zaposlenicima,
- sposobnost odlučivanja i motiviranja suradnika.

- Postaviti odgovarajuću politiku kvalitete (poslovnu politiku)
- Ciljeve orijentirati na zadovoljenje zainteresiranih strana i na kvalitetu proizvoda/usluge
- Primjenjivati krug kvalitete
- Razmišljati o karakteristikama proizvoda i/ili usluga i opisati ih
- Odrediti specifikaciju za svaki proizvod/uslugu - opisati
- Odrediti procesne i projektne strukture proizvodne/uslužne djelatnosti
- Utvrditi kvalitetu svakog proizvoda i/ili usluge
- Prikupiti informacije kako klijenti ocjenjuju naš proizvod/uslugu
- Poznavati kvalitetu proizvoda/usluge konkurencije
- Saznati kako konkurencija ocjenjuje kvalitetu naših proizvoda/usluge
- Redovito korigirati i poboljšavati proizvod/uslugu.

Pri postavljanju ciljeva treba “biti svjestan prilika”:
- Realno vidjeti vlastite slabosti
- Raspolagati informacijama o potrebama tržišta
- Raspolagati informacijama o željama kupaca
- Raspolagati informacijama o vlastitim mogućnostima
- Uvažavati okruženje
- Poznavati konkurenciju

Iz tih podataka :
- Učimo iz iskustva drugih
- Uspoređujemo se s najboljima
- Razumijevamo vlastite pozicije i pozicije konkurencije
- Uočavamo vlastite slabosti Spoznajemo prioritete u procesu poboljšanja
- Selekcioniramo prioritetne proizvode i usluge
- Ocjenjujemo ispravnost vlastitih ciljeva i politike.

Nakon procjene navedenih «prilika», potrebno je odrediti:
- Gdje je organizacija sada,
- Gdje organizacija želi biti i
- Kada željeno treba ostvariti.

Postavlja se pitanje: Kako do cilja ?
Odgovor je: Integriranim sustavom upravljanja procesima!

Vođenje je proces utjecanja na ljude na način da oni spremno i poletno teže ostvarenju zajedničkih ciljeva.

Na čemu se temelji vodstvo?
Vodstvo se temelji na ovim sposobnostima rukovodilaca:
1. sposobnost uspješnog i odgovornog korištenja moći
2. sposobnost razumijevanja da ljudska bića, u različitomvremenu i različitim situacijama, imaju različite motive
3. sposobnost da inspiriraju
4. sposobnost da djeluju na način koji će razviti pogodnuklimu za poticanje i motivaciju.

Da bi rukovodilac ( menadžer ) bio uspješan vođa ili lider, mora utjecati na ljude da ga slijede i poticati ih da iskažu svoje znanje i sposobnosti. Vođenje se bavi međuljudskim aspektima menadžmenta pa vođa treba imati izuzetne komunikacijske sposobnosti i znati motivirati. Menadžer ne može postati vođa ako između njega i zaposlenika ne postoji povjerenje.

Nepoželjne	Poželjne
Svaštarenje	Stvaralaštvo
Naređivanje	Stručni autoritet
Birokratizam	Humanizam
Autokratizam	Demokratizam
Elitizam	Kooperativnost
Nametanje	Predlaganje
Samovolja	Odgovornost
Detaljiranje	Generaliziranje

Uspješan vođa delegira odlučivanje i odgovornost na zaposlenike i tako im potiče samopouzdanje te ih motivira da što više iskoriste svoje kreativne potencijale i znanja. On im dozvoljava da otkriju svoju veličinu, važnost i snagu.

Uspješan vođa tima ne govori članovima tima pojedinačno: « Vi ćete uraditi ovaj posao na ovaj ili onaj način ». Umjesto toga saziva sastanak tima na kojem svi članovi zajednički odlučuju koji posao je potrebno uraditi i koji način je najbolji. Zatim vođa i članovi tima zajednički raspoređuju poslove između sebe ovisno o svojim sklonostima, znanju i iskustvu. Pri tom vođa tima preuzima na sebe najzahtjevniji dio posla, čime dokazuje svoju kompetenciju.Ova se metoda dokazala kao najbolja u praksi, a zove se timski rad.