Provedba prethodno planiranih aktivnosti i zadataka da bi se ostvario određeni cilj u definiranom vremenskom slijedu i sa određenim sredstvima (proračun) koristeći ljudske i fizičke resurse.

Projekti koji se financiraju od strane EU moraju biti izrađeni u skladu s pravilima Europske komisije o upravljanju projektnim ciklusom. Upravljanje projektnim ciklusom je termin koji se koristi za opisivanje upravljačkih aktivnosti, procedura za donošenje odluka koje se koriste tijekom životnog ciklusa projekta.
Glavne razvojne faze projekta jesu:

1.  Identifikacija projekta
2.  Priprema projekta
3.  Analiza projekta
4.  Provedba projekta
5.  Vrednovanje.

Prva faza, faza identifikacije projekta, obuhvaća donošenje višegodišnjih programskih dokumenata na razini države koji definiraju strateške ciljeve države u određenom vremenskom razdoblju. Za Republiku Hrvatsku ti ciljevi definirani su Strateškim okvirom za razvoj (SOR).

Faza pripreme projekta podrazumijeva identifikaciju projektne ideje koja treba biti u skladu s razvojnim prioritetima Republike Hrvatske i EU (definiranim u SOR-u). U ovoj fazi važno je procijeniti važnost kao i izvedivost projektne ideje te izraditi sažetak projekta tzv. Project Fiche koji sadrži osnovne informacije o projektu uključujući pozadinu, aktivnosti i ciljeve.

Svrha faze analize projekta je potvrditi važnost i izvedivost projektne ideje. U ovoj fazi potrebno je izraditi detaljnu razradu projekta u kojoj će biti uključen plan upravljanja i koordinacije projektom, financijski plan, upravljanje rizikom, nadzor i revizija. U ovoj je fazi potrebno izraditi financijski prijedlog (Financing Proposal).

Faza provedbe i praćenja projekta počinje potpisom ugovora. Ovo je ključna faza u životnom ciklusu projekta jer se u toj fazi postižu zacrtani ciljevi projekta, odnosno to je faza u kojoj se napokon vide rezultati projekta. Vrlo je važno tijekom ove faze efikasno upravljati resursima te pratiti proces provedbe projekta.

Faza vrednovanja projekta ima za cilj utvrditi da li se provode potrebne aktivnosti, da li aktivnosti koje se provode u sklopu projekta odgovaraju potrebama, da li se aktivnosti provode učinkovito, je li projekt održiv, koji su učinci njegove provedbe itd..

Važno je napomenuti da faza vrednovanja projekta uključuje i reviziju koju provode vanjski stručnjaci a cilj joj je utvrditi jesu li sredstva utrošena efikasno i ekonomično za ono za što su prvobitno i namijenjena te jesu li pri tome poštivani relevantni zakoni.

Faze 1., 2. i 3. odnose se na pripremu projekta kao i samu prijavu na pojedine natječaje, a projekte možete pripremiti prema slijedećoj natječajnoj dokumentaciji:
1.Upute za ponuditelje (Guidelines for applicants)
2.Format za ponudu (Application form)
3.Tablica za proračun (Budget)
4.Logička matrica (Log frame)
5.Opći i posebni uvjeti ugovora
6.Aneksi (procedure, podugovaranje, žiro-račun, predlošci izvještaja, zahtjev za plaćanjem..)

Napominjemo da je nabrojena dokumentacija specifična za dodjelu darovnica (grants).
Uputa za prijavitelje je uputa od strane tijela koje je organiziralo natječaj za sve one koji će se na natječaj prijaviti. Potrebno ju je pažljivo pročitati jer između ostalog sadrži ciljeve i prioritete koji se programom žele ostvariti, definira tko sve ima pravo prijaviti se na natječaj, koje su akcije i troškovi prihvatljivi unutar programa te daje upute kako ispuniti format za ponudu.  

Format za ponudu ispunjava se prema uputama navedenim u samom obrascu. Prije popunjavanja formata za ponudu potrebno je pažljivo pročitati Upute za prijavitelje.

Logička matrica je metoda planiranja koja na sistematičan način daje odgovore na pitanja:
- Zašto se provodi projekt?
- Što će projekt ostvariti?
- Kako će to projekt ostvariti?
- Koji su vanjski čimbenici bitni za uspjeh projekta?
- Gdje treba naći informacije značajne za projekt?
- Koji su resursi potrebni?
- Koliki su troškovi projekta?

Pristup logičke matrice koristan je alat za planiranje, analizu i provedbu projekta jer postavlja subjektivne odnose između različitih ciljeva, kontrolira ostvarenje ciljeva te razmatra eventualne rizike koji mogu utjecati na uspješnost projekta.

Pristup logičke matrice naglašava odnose između: 

Kako izgleda logička matrica?

Tablica se popunjava redom kako je označeno brojevima. Pri tome treba imati na umu sljedeću logiku:
- aktivnosti dovode do očekivanih rezultata i određenih outputa koji doprinose ostvarenju specifičnih ciljeva projekta koji pa svojim ostvarenjem doprinose općim ciljevima,
- da bi doprinjeli općem cilju potrebno je postići, ostvariti specifične ciljeve; da bi ostvariti specifične ciljeve potrebno je ostvariti određene rezultate odnosno outpute za čije ostvarenje je pa potrebno provesti određene aktivnosti.

Pri definiranju koji su to objektivni provjerljivi pokazatelji (OPP) treba imati na umu da su to pokazatelji koji opisuju projektne ciljeve na operativno mjerljiv način. Pravilno defniranje OPPa je u funkciji kontrole izvedivosti zadanih ciljeva, a pokazatelji predstavljaju i osnovu za praćenje provedbe projekta te stoga trebaju biti mjerljivi odnosno moraju imati SMART karakteristike:
- Specific – specifični (da zaista mjere ono što treba mjeriti)
- Measurable – mjerljivi
- Available – dostupni (u okviru prihvatljivih troškova)
- Relevant – relevantni (u odnosu na definirani cilj)
- Time bound – vremenski određeni.

Za izvore provjere kod općih i specifičnih ciljeva obično se navode publikacije Državnog zavoda za statistiku (Statistički ljetopis), Izvješća o provedbi projekta i sl. no važno je navesti više izvora provjere (odnosno onoliko koliko nam to proračun dopušta) kako bi na što bolji način mogli kontrolirati da li zaista postižemo očekivane rezultate. To isto tako znači da nije dovoljno za izvore provjere navesti samo Izvješće o provedbi projekta.

Pri definiranju pretpostavki važno je voditi računa da su to vanjski uvjeti koji moraju biti zadovoljeni kako bi se projekt uspješno izvršio te da su te pretpostavke zaista važne za projekt. Isto tako pretpostavke koje će zasigurno biti zadovoljene nije potrebno navoditi u matrici već samo one za koje nismo sigurni da će biti zadovoljene. U slučaju kada smo sigurni da pretpostavka najvjerojatnije neće biti zadovoljena potrebno je preispitati projektnu ideju i redizajnirati ciljeve projekta kako bi se utjecalo na taj vanjski faktor. Ako to nije moguće onda projekt nije ostvariv i nema ga smisla provoditi.